12 clevere Jobinterview-Fragen für Assistenzen

Egal, ob Sie sich als Management-Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant bewerben: In der Rolle einer Assistenz ist es entscheidend, nicht nur über Fachwissen zu verfügen, sondern auch eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Executive aufzubauen. Deshalb sind gezielte Fragen im Vorstellungsgespräch für jede Assistenz, unabhängig vom Titel, von großer Bedeutung. Sie helfen Ihnen, die Dynamik der Zusammenarbeit zu verstehen und die Chemie zwischen Ihnen und dem Executive zu beurteilen. Nur wenn Sie sich in der Position wohlfühlen und wissen, was Sie erwartet, kann der „perfect match“ für eine erfolgreiche, langfristige Zusammenarbeit gelingen.

Ein Vorstellungsgespräch bietet sowohl dem Unternehmen als auch Ihnen die Möglichkeit, mehr über die Position, das Arbeitsumfeld und die Erwartungen zu erfahren. Indem Sie als Assistant strategische und clevere Fragen im Vorstellungsgespräch stellen, können Sie nicht nur Ihre Kompetenz unter Beweis stellen, sondern auch sicherstellen, dass die Stelle wirklich zu Ihnen passt. 

12 clevere Interview-Fragen für Assistenzen

 1. Fähigkeiten und Teamergänzung

Frage: "Welche spezifischen Fähigkeiten suchen Sie, um das bestehende Team zu ergänzen?"

Wie Sie punkten: 
Mit dieser Frage zeigen Sie, dass Sie die Teamdynamik verstehen und Ihre Stärken gezielt einbringen möchten. Es demonstriert Ihre Bereitschaft, über Ihre Aufgaben hinaus zum Teamerfolg beizutragen.

Was Sie erfahren:
Sie erhalten wichtige Informationen darüber, welche Fähigkeiten im Team fehlen und ob Ihre Expertise diesen Bedarf deckt. So können Sie besser einschätzen, ob Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen wirklich gefragt sind.

2. Leistungsbeurteilung

Frage:"Anhand welcher Kriterien wird meine Leistung als Assistenz bewertet?"

Wie Sie punkten:
Sie zeigen damit, dass Sie leistungsorientiert arbeiten und klare Zielvorgaben schätzen. Das vermittelt dem Arbeitgeber, dass Sie auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit Wert legen und bereit sind, Verantwortung zu übernehmen.

Was Sie erfahren:
Die Antwort gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie realistisch und erreichbar die Erwartungen sind. Sie können abwägen, ob die Kriterien fair und klar messbar sind und ob diese Beurteilungsmethoden mit Ihren eigenen Vorstellungen von Erfolg übereinstimmen.

3. Kurzfristige Prioritäten

Frage: "Welche spezifischen Projekte oder Aufgaben stehen in den ersten 90 Tagen an?"

Wie Sie punkten:
Mit dieser Frage unterstreichen Sie Ihre Bereitschaft, sich schnell einzuarbeiten und direkt Mehrwert zu schaffen. Sie demonstrieren Initiative und zeigen, dass Sie sich auf die kurzfristigen Herausforderungen konzentrieren können.

Was Sie erfahren:
Die Antwort liefert Ihnen konkrete Informationen über den unmittelbaren Arbeitsalltag und gibt Ihnen einen Eindruck davon, wie intensiv die Einarbeitung und der Start verlaufen werden. So können Sie frühzeitig erkennen, wie hoch die Anforderungen in den ersten Wochen sind und ob diese zu Ihren Fähigkeiten passen. Stellen Sie sicher, dass die Erwartungen realistisch sind und Sie die notwendigen Ressourcen und Unterstützung erhalten.

4. Langfristige Entwicklung der Position

Frage: "Erwarten Sie, dass sich meine Hauptverantwortlichkeiten in den nächsten sechs bis zwölf Monaten verändern werden?"

Wie Sie punkten:
Hier zeigen Sie, dass Sie langfristig denken und Interesse an einer Entwicklung innerhalb des Unternehmens haben. Es signalisiert auch Ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gegenüber zukünftigen Aufgaben.

Was Sie erfahren:
Die Antwort gibt Ihnen Hinweise auf das Potenzial der Position und die langfristigen Pläne des Unternehmens. Sie erfahren, ob die Position statisch bleibt oder ob Sie die Möglichkeit haben, sich mit ihr weiterzuentwickeln bzw. ob andere Aufgaben, als die in der Stellenanzeige genannten, auf Sie zukommen. 

5. Technologien und Tools

Frage: "Welche Technologien und Tools nutzt das Team zur Organisation der täglichen Arbeit?"

Wie Sie punkten:
Durch diese Frage zeigen Sie Ihre technische Affinität und die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten. Das vermittelt, dass Sie technologisch versiert sind und im digitalen Arbeitsumfeld souverän agieren.

Was Sie erfahren:
Sie erhalten einen Überblick über die genutzten Technologien und können einschätzen, ob Sie bereits über die nötigen Kenntnisse verfügen oder ob Weiterbildungsbedarf besteht. Die Antwort gibt auch Aufschluss darüber, wie modern und effizient das Unternehmen arbeitet.

6. Teamkultur und Zusammenarbeit

Frage: "Wie würden Sie die Teamkultur und die Zusammenarbeit in der Abteilung beschreiben?"

Wie Sie punkten:
Sie zeigen damit, dass Ihnen die zwischenmenschliche Zusammenarbeit im Team wichtig ist. Es demonstriert, dass Sie nicht nur Ihre fachlichen Aufgaben im Blick haben, sondern auch an einem positiven Arbeitsklima interessiert sind.

Was Sie erfahren:
Die Antwort gibt Ihnen wertvolle Hinweise darauf, ob die Arbeitsatmosphäre und die Teamkultur zu Ihren eigenen Vorstellungen und Werten passen. Sie erfahren, ob Sie sich in diesem Umfeld wohlfühlen würden und erhalten Einblicke in Regelungen für Vertretungen, insbesondere während Urlaubs- oder Krankheitszeiten.

7. Berufliche Weiterentwicklung

Frage: "Welche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung bieten sich Assistenzen in Ihrem Unternehmen?"

Wie Sie punkten:
Diese Frage zeigt Ihr Interesse an langfristigem Wachstum und Karriereentwicklung. Sie signalisieren, dass Sie motiviert sind, sich weiterzuentwickeln und neue Herausforderungen anzunehmen.

Was Sie erfahren: 
Sie erfahren, ob das Unternehmen Wert auf die Förderung und Weiterentwicklung von Assistenzen legt und ob bzw. welche Aufstiegsmöglichkeiten es gibt. Dies hilft Ihnen, die langfristigen Perspektiven im Unternehmen besser zu beurteilen.

8. Herausforderungen in der Abteilung

Frage: "Was sind typische Herausforderungen, denen sich Assistants in dieser Abteilung gegenübersehen?"

Wie Sie punkten:
Mit dieser Frage zeigen Sie, dass Sie sich nicht nur auf die positiven Aspekte konzentrieren, sondern auch bereit sind, Herausforderungen anzunehmen. Es beweist, dass Sie pragmatisch denken und sich realistische Erwartungen setzen.

Was Sie erfahren:
Die Antwort hilft Ihnen, die schwierigen Seiten der Position zu erkennen und zu bewerten, ob diese Herausforderungen mit Ihren Stärken übereinstimmen oder ob sie möglicherweise über Ihren Erwartungen liegen. Achten Sie auf potenzielle Warnsignale!

9. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Frage: "Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, mit denen ich in Kontakt stehen werde?"

Wie Sie punkten:
Diese Frage unterstreicht Ihre Bereitschaft, abteilungsübergreifend zu arbeiten und Ihre Kommunikationsfähigkeiten einzusetzen. Sie zeigen, dass Sie den Gesamtüberblick behalten und gut vernetzt arbeiten können.

Was Sie erfahren: 
Sie erfahren, wie die interne Kommunikation strukturiert ist und wie eng die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie gut die Zusammenarbeit im Unternehmen funktioniert und ob es Herausforderungen bei der interdisziplinären Zusammenarbeit gibt.

 10. Erfolgsgeschichten

Frage: "Können Sie mir von erfolgreichen Projekten oder Initiativen erzählen, die von Assistenzen in Ihrem Unternehmen umgesetzt wurden?"

Wie Sie punkten:
Diese Frage zeigt, dass Sie sich für die aktive Mitgestaltung interessieren und Erfolgsgeschichten anderer Assistenzkräfte als Inspiration nehmen. Es vermittelt dem Arbeitgeber, dass Sie nach Möglichkeiten suchen, sich ebenfalls einzubringen.

Was Sie erfahren: 
Die Antwort gibt Ihnen ein Gefühl dafür, welche Art von Projekten und Initiativen realistisch sind und welche Erfolgserwartungen im Unternehmen bestehen. Sie erfahren auch, wie viel Eigeninitiative und Verantwortung von Assistenzkräften erwartet wird und wie die Rolle der Assistenz im Allgemeinen wahrgenommen wird.

 11. Erwartungsmanagement

Frage: "Was sind Ihre wichtigsten Erwartungen an eine Assistenzkraft in den ersten sechs Monaten?"

Wie Sie punkten:
Sie zeigen hiermit, dass Sie strukturiert an die Position herangehen und klare Erwartungen von Anfang an klären möchten. Dies demonstriert, dass Sie die Prioritäten des Arbeitgebers ernst nehmen.

Was Sie erfahren: 
Sie erhalten Klarheit darüber, welche Schwerpunkte in den ersten Monaten gesetzt werden und ob diese Erwartungen zu Ihren eigenen Fähigkeiten und Erfahrungen passen. So können Sie besser abwägen, ob Sie diese Erwartungen erfüllen können.

12. Feedback und Kommunikation

Frage "Wie wird Feedback in Ihrem Team gegeben und wie oft finden Leistungsgespräche statt?"

Wie Sie punkten: 
Diese Frage zeigt, dass Sie an kontinuierlicher Verbesserung interessiert sind und Feedback als wertvolles Instrument zur eigenen Weiterentwicklung sehen. Es beweist, dass Ihnen offene Kommunikation wichtig ist.

Was Sie erfahren: 
Sie gewinnen Einblick in die Kommunikationskultur des Unternehmens und können besser einschätzen, ob die Art und Weise, wie Feedback gegeben wird, zu Ihrer Arbeitsweise passt. Zudem erfahren Sie, wie strukturiert die Weiterentwicklung gefördert wird.

Fazit

Durch das Stellen dieser durchdachten Fragen demonstrieren Sie nicht nur Ihr ernsthaftes Interesse an der Position, sondern gewinnen auch wertvolle Einblicke, die Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung helfen. Denken Sie daran, aufmerksam zuzuhören und sich Notizen zu machen. Ihre Fragen und die Art, wie Sie sie stellen, können ebenso aufschlussreich für den Interviewer sein wie Ihre Antworten auf deren Fragen.

Als Personalberaterin mit langjähriger Erfahrung empfehle ich Ihnen, diese Fragen gezielt auf Ihre individuelle Situation und die Anforderungen der jeweiligen Position abzustimmen.

Viel Erfolg bei Ihrem nächsten Vorstellungsgespräch!

Constanze Wiedermann
Karrierepartnerin für Assistants & Office Professionals

P.S. Dies waren nur einige der vielen Fragen, die im Vorstellungsgespräch entscheidend sein können. Wenn Sie Interesse haben, tiefer in diese Thematik einzusteigen oder sich gezielt auf Ihr Interview vorzubereiten, unterstütze ich Sie gerne mit meinem Know-how. Oftmals sind es genau die feinen Nuancen, die den Unterschied zwischen einem guten und einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch ausmachen.