Erfolgreiches Onboarding Ihrer Assistenz: 7 Tipps für einen gelungenen Start

Erfolgreiches Onboarding Ihrer Assistenz: 7 Tipps für einen gelungenen Start

Als erfahrene Personalvermittlerin weiß ich, wie entscheidend der Einstieg in eine neue Position für den langfristigen Erfolg ist. Bei den von mir vermittelten Assistenzkräften achte ich darauf, dass die Einarbeitung optimal verläuft. Auch wenn ich extern bin, begleite ich den gesamten Prozess engmaschig und stehe sowohl den Unternehmen als auch den Kandidatinnen beratend zur Seite, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.

Im Gegensatz dazu sehe ich häufig, dass Assistenzkräfte, die über andere Wege eingestellt wurden, in der Probezeit unzufrieden sind und sich an mich wenden, um nach neuen Jobperspektiven zu suchen. Viele dieser Kündigungen während der Probezeit wären durch ein strukturiertes Onboarding-Programm vermeidbar gewesen.

Ein durchdachtes Onboarding-Programm kann den Unterschied zwischen einer motivierten, produktiven Assistenz und einer, die sich überfordert und unsicher fühlt, ausmachen.

Hier sind 7 einfache Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre neue Assistenz erfolgreich und effizient in Ihr Unternehmen integriert wird:

1. Vorbereitung ist alles

Bereiten Sie den Arbeitsplatz der neuen Assistenz bereits vor ihrem ersten Arbeitstag vor. Stellen Sie sicher, dass alles bereit ist:

• Der Arbeitsplatz ist eingerichtet.
• Alle notwendigen Zugänge und Konten sind angelegt.
• Ein detaillierter Einarbeitungsplan ist vorhanden.
• Alle Schnittstellen sind informiert

Eine strukturierte Vorbereitung signalisiert der neuen Assistenz, dass sie willkommen ist und geschätzt wird.

2. Persönlicher Empfang

Der erste Eindruck zählt! Nehmen Sie sich Zeit, die neue Assistenz persönlich zu begrüßen und ihr das Team vorzustellen. Ein gemeinsames Mittagessen kann Wunder wirken, um das Eis zu brechen und gleich ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen.

3. Schrittweise Einarbeitung

Überforderung ist der größte Feind eines erfolgreichen Starts. Schmeissen Sie Ihre Assistenz nicht einfach ins kalte Wasser! Planen Sie die Einarbeitung in überschaubare Etappen und steigern Sie die Komplexität der Aufgaben allmählich. 

4. Klare Erwartungen kommunizieren

In den ersten Tagen sollten Sie die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen ausführlich besprechen. Je klarer die Ziele definiert sind, desto einfacher wird der Einstieg. Dies schafft Vertrauen und gibt der neuen Assistenz Sicherheit in ihrer Rolle.

5. Mentoring-Programm etablieren

Weisen Sie der neuen Assistenz einen erfahrenen Kollegen oder eine erfahrene Kollegin als Mentor zu. Dieser Austausch bietet nicht nur praktische Unterstützung, sondern fördert auch die Integration ins Team. Ein Mentor kann wertvolle Einblicke geben und als Ansprechpartner fungieren, was den Einarbeitungsprozess erheblich erleichtert. 

6. Regelmäßiges Feedback

Führen Sie in den ersten Wochen regelmäßige, kurze Feedbackgespräche durch. Diese Gelegenheiten ermöglichen es der neuen Assistenz, Fragen zu stellen und Unklarheiten zu beseitigen. Zudem unterstützt das Feedback sie dabei, ein Gespür dafür zu entwickeln, ob sie auf dem richtigen Weg ist und welche Anpassungen notwendig sind, um die Erwartungen zu erfüllen. Planen Sie außerdem regelmäßige Jour Fixe ein, um den Austausch zu intensivieren. Ein offener Dialog fördert nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern auch das Vertrauen zwischen Ihnen und der neuen Assistenz.

7. Unternehmenskultur und ungeschriebene Gesetze

Ihre Assistenz ist das zentrale Bindeglied zwischen den verschiedenen Abteilungen. Unterstützen Sie sie dabei, die Unternehmenskultur, ungeschriebene Regeln und relevante Ansprechpartner schnell zu verstehen. Ein tiefes Verständnis der Werte und Ziele des Unternehmens ist entscheidend für eine reibungslose Zusammenarbeit und erfolgreiche Integration.

Darüber hinaus spielt der Zugang zu informellen Netzwerken eine wichtige Rolle. Diese internen Kommunikationswege und Beziehungen beeinflussen oft, wie effizient Aufgaben erledigt werden und Informationen fließen. Eine gute Vernetzung erleichtert die tägliche Arbeit und fördert das Zugehörigkeitsgefühl.

Besonders hilfreich ist es, wenn Ihre Assistenz auch die spezifischen Dynamiken der Teams, mit denen sie zusammenarbeitet, versteht. Jedes Team folgt oft eigenen, inoffiziellen Arbeitsweisen und Kommunikationsstilen. Indem Sie diese transparent machen und Entscheidungsprozesse erläutern, ermöglichen Sie eine schnelle Anpassung und das Vermeiden von Missverständnissen. So kann Ihre Assistenz Vertrauen aufbauen und sich optimal in das Teamgefüge einbringen.

Fazit: Onboarding als Investition in die Zukunft

Ein erfolgreiches Onboarding ist nicht nur eine Formalität, sondern eine wertvolle Investition in die Zukunft und in die Qualität Ihres Assistenzsupports. Es verkürzt die Einarbeitungszeit, steigert die Produktivität und fördert die langfristige Bindung an das Unternehmen. Als Personalexpertin kann ich Ihnen versichern: Die Zeit und Mühe, die Sie in ein durchdachtes Onboarding-Programm in Ihre Assistenz investieren, zahlt sich vielfach aus.

Haben Sie Fragen zum Thema Onboarding oder suchen Sie Unterstützung bei der Besetzung von Assistenzpositionen? Kontaktieren Sie mich – ich berate Sie gerne!

Ihre Constanze Wiedermann
Inhaberin, Südpool Personalkonzepte