Welche Schwächen sollte man als Assistenz der Geschäftsführung im Vorstellungsgespräch nennen?

Welche Schwächen sollte man als Assistenz der Geschäftsführung im Vorstellungsgespräch nennen?

Steht Ihnen ein Jobinterview als Assistenz/Sekretärin/Executive Assistant bevor und fragen Sie sich, was Sie antworten sollen, wenn Sie nach Ihren Schwächen gefragt werden?

Dann sind Sie hier richtig, denn in diesem Text beantworte ich Ihnen, wie Sie sich auf die Frage "Was sind Ihre Schwächen" in einem Bewerbungsgespräch vorbereiten können. Wie Sie als Assistenz /Sekretärin am besten antworten und dabei gleichzeitig Ihren Gesprächspartner beeindrucken. In diesem Artikel finden Sie außerdem einige Beispiele für Schwächen, die Sie in einem Vorstellungsgespräch als Assistent der Geschäftsleitung nennen können.

Inhalt des Artikels: 

• Warum wird überhaupt nach Ihren Schwächen gefragt?
• Wie wird nach Ihren Schwächen gefragt? (inkl. Beispielfragen)
• Typische Fehler bei der Beantwortung der Frage nach den Schwächen
• 3 grundsätzliche Tipps zum Umgang mit Ihren Schwächen im Vorstellungsgespräch (So bauen Sie Ihre Antwort auf):
• Vorbereitung Bewerbungsgespräch: Welche Schwächen sollten Sie nennen?
• 4 Beispiele für Schwächen, die Sie als Assistenz im Bewerbungsgespräch zugeben könnten (inkl. Vorlage/Antwort Beispiel)
• Extra Tipp
• Zusammenfassung & Fazit

Much to cover- let`s start!!

Warum wird überhaupt nach Ihren Schwächen gefragt?

Eine der Fragen, die Personalverantwortliche bei einem Vorstellungsgespräch gerne stellen, ist die nach Ihren Schwächen.

Vielen fällt es schwer, diese Frage zu beantworten.  

Es ist normal, dass Bewerber nervös sind, wenn sie nach ihren Schwächen gefragt werden, aber die besten Kandidaten nutzen diese Frage als Gelegenheit, um mehr von sich zu zeigen und ein offenes Gespräch mit dem Arbeitgeber zu führen.

Haben Sie also keine Angst vor Fragen zu Ihren Schwächen!

Die Frage nach den Schwächen ist nicht als "Falle" gedacht, sondern als eine Gelegenheit für den Interviewer, Sie besser kennenzulernen!

Niemand ist perfekt, und auch Sie werden in Ihrem neuen Job irgendwann an Ihre Grenzen stoßen und mit diesen Herausforderungen umgehen müssen. Daher ist es für Personaler interessant zu sehen, dass Sie mit Ihren Schwächen konstruktiv umgehen. Personalentscheider möchten herausfinden, ob Sie zur Selbstreflexion fähig sind und wie Sie mit eventuellen Defiziten umgehen. 

Es ist kein Geheimnis, dass eine Assistenz eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen spielt. Sie sind die wichtigste Unterstützung für die Führungskräfte und tragen dazu bei, dass das Büro reibungslos läuft. Ihre Stärken wie z.B. Ihr ausgeprägtes Organisationstalent, kennen Sie vermutlich.  Wenn Sie nach Ihren Schwächen gefragt werden, sollten Sie jedoch darauf achten, dass Sie keine Schwächen nennen, die den Gesprächspartner an Ihrer Eignung für die Stelle zweifeln lassen.

Es ist wichtig, dass Ihre Antworten zeigen, dass Sie sich Ihrer Schwächen bewusst sind und bereit sind, sich zu verbessern.

Wie wird nach Ihren Schwächen gefragt? (Beispielfragen)

Personalverantwortliche vermeiden es oft, direkt nach Ihren Schwächen zu fragen, da sie selten authentische Antworten bekommen. Sie fragen daher eher: 

oder

"Welche Eigenschaft würden Sie an sich ändern?"

oder

"Welche Ihrer Charakterzüge stören Sie am meisten?"

oder

"Was hat Ihr letzter Chef an Ihnen kritisiert?"

oder

"Wo sehen Sie persönliche Defizite (alternativ: Grenzen,Limits)?"

oder

"Welche Situationen bringen Sie auf die Palme / (alternativ: sind Ihnen unangenehm) und warum? Wie würden Sie stattdessen lieber reagieren?"

oder

"An welchen Ihrer persönlichen Eigenschaften könnte es liegen, wenn Sie bei einer Aufgabe/To-Do nicht in-time fertig geworden sind"

Auf diese Weise erhoffen sich Personaler ein besseres Bild von Ihnen machen zu können, ohne direkt nach Ihren Schwächen zu fragen. 

Typische Fehler bei der Beantwortung der Frage nach den Schwächen:

Als Personalberaterin und Karriere-Coach für Assistenzpositionen habe ich schon unzählige Vorstellungsgespräche mit Assistenten und Sekretärinnen geführt und habe schon viele Antworten auf die Frage "Was sind Ihre Schwächen?" gehört....

Leider verleitet die Frage nach den Schwächen die Bewerber oft zu leeren Phrasen und Standardantworten und daher wiederholen sich die Antworten auf die Frage nach den Schwächen immer wieder.....  

Manche versuchen, witzig zu sein und sagen, dass sie keine Schwäche haben oder dass sie Schokolade nicht widerstehen können, während andere Beispiele als Schwäche nennen, die sie als Stärken "verpacken" (z. B. "Ich arbeite zu gerne"). Wiederum andere googeln die (vermeintlichen und in meinen Augen gefährlichen!!) Top-Ten der Antworten und sagen so abgedroschene Sachen wie "Ungeduld".... (Persönliche Anmerkung: Zum Thema "erfolgreiche Jobsuche" gibt es leider viel zu viele Tipps von sogenannten "Experten" -meist ohne relevante eigene Berufserfahrung im Recruiting oder als Führungskraft! Bleiben Sie kritisch - und prüfen Sie gut, wem Sie im Internet vertrauen!)

Glauben Sie mir: Personaler erkennen, wenn jemand "Google-Standard-Schwächen" nennt. Versuchen Sie auch nicht, den Recruiter zu "täuschen", indem Sie vorgeben, dass eine Ihrer Schwächen in Wirklichkeit eine Stärke ist. Dieser "Trick" ist uralt und wird sofort durchschaut.

Pluspunkte sammeln Sie so keine. Im Gegenteil!

 Mit solchen Antworten vergeben Sie viele Chancen!

Laut einer Studie des University College of London erhöhen sich Ihre Einstellungschancen um das Fünffache, wenn Sie im Vorstellungsgespräch selbstkritisch und authentisch sind. 

80 Prozent der Personalverantwortlichen bevorzugen Bewerber, die ihre Schwächen offen und ehrlich zugeben, gegenüber denen, die eine Stärke in eine vermeintliche Schwäche verwandeln.

Ehrlichkeit zahlt sich also aus!

Wenn Ihnen die Frage nach Ihren Schwächen in einem Vorstellungsgespräch gestellt wird, ist es also wichtig, eine ehrliche und authentische Antwort zu geben, die dem Gesprächspartner zeigt, dass Sie sich Ihrer selbst bewusst sind und dass Sie sich verbessern wollen. Sie möchten sichergehen, dass Ihr Gesprächspartner weiß, wer Sie als Arbeitnehmer wirklich sind, also bleiben Sie aufrichtig, denn nur so können beide Parteien auch wirklich feststellen "ob sie zueinander passen". 

Außerdem gibt eine authentische Antwort dem Gesprächspartner einen kleinen Einblick in Ihre Persönlichkeit - was ja immer eine gute Sache ist! (Stichwort: "cultural fit")

Anhand der Reaktion auf Ihre genannte Schwäche können übrigens auch Sie feststellen, ob dieser Job bzw. das Unternehmen und seine Werte überhaupt zu Ihnen passt. (Stichwort: Umgang mit Fehlerkultur und Feedback, Büroausstattung etc.) 

Beispiel gefällig?

Wenn z.B. der Lärm in einem Großraumbüro zu Konzentrationsproblemen bei Ihnen führt, sollten Sie das erwähnen. Ihr Gegenüber wird dann sicher auf die örtlichen Gegebenheit eingehen und Ihnen mitteilen ob z.B. ein Einzelbüro für Sie vorgesehen ist oder nicht.

3 grundsätzliche Tipps zum Umgang mit Ihren Schwächen im Vorstellungsgespräch:

1. Ehrlichkeit: Nobody is perfect!

Sagen Sie ehrlich, wo Sie Ihren Verbesserungsbedarf sehen. Sie brauchen nicht zu versuchen, sich in einem Vorstellungsgespräch perfekt darzustellen - wir alle haben Bereiche, in denen wir uns verbessern können. Wenn Sie ehrlich darüber berichten, woran Sie arbeiten und wofür Sie ggf. noch Hilfe oder Zeit brauchen, zeigt das dem Gesprächspartner, dass Sie bereit sind, sich zu öffnen und auch offen für Feedback sind.

Solche reflektierten Kollegen will man gerne im Team haben! 

2. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Schwächen.

Sich Ihre Schwächen einzugestehen ist der erste Schritt, um sie zu verbessern. Geben Sie nicht anderen die Schuld oder suchen Sie keine Ausreden, warum Sie sich in einem bestimmten Bereich (noch) nicht verbessern konnten.

Indem Sie zu Ihren Schwächen stehen, zeigen Sie Verantwortungsbewusstsein und Reife. Niemand will mit Kollegen arbeiten, die die Fehler immer bei anderen suchen, oder?!

 3. Arbeiten Sie an Ihren Schwächen

Versprechen Sie, an Ihren Schwächen zu arbeiten oder geben Sie ein konkretes Beispiel dafür, wie Sie bereits in der Vergangenheit mit Ihrer Schwäche umgegangen sind. Damit zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie in der Lage sind, Hindernisse zu überwinden.

Auch wenn Sie (noch) keinen ganz konkreten Plan haben, ist das Versprechen, an Ihren Schwächen zu arbeiten, eine gute Möglichkeit, dem Gesprächspartner zu zeigen, dass Sie es ernst meinen und sich verbessern wollen.

Alleine durch diese 3 Herangehensweisen heben Sie sich bereits von vielen anderen Bewerbern positiv ab.

Vorbereitung Bewerbungsgespräch: Schwächen nennen

Um den neuen Job zu bekommen, sollten Sie sich auf das Vorstellungsgespräch natürlich entsprechend vorbereiten. Logisch, oder?!

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Liste Ihrer Schwächen zu erstellen.

Lesen Sie dann die Stellenausschreibung sorgfältig durch und streichen Sie alle Schwächen von Ihrer Liste, die für die Stelle wesentlich sind. Wählen Sie aus den verbleibenden Punkten eine Schwäche aus, die für die Stelle relevant ist, aber im Arbeitsalltag nicht zu sehr stört und beschreiben Sie Ihren (erfolgreichen) Umgang mit der Schwäche.

1. Erstellen Sie eine Liste mit Ihren Schwächen

2. Lesen Sie die Stellenbeschreibung des neuen Jobs genau durch

3. Streichen Sie alle Schwächen, die mit den Kernaufgaben des Jobs zu tun haben (z.B. Organisation oder Prioritätensetzung bei der Jobausschreibung einer Assistenz-Position) 

4. Wählen Sie ein bis zwei Schwächen aus, die für die Stelle zwar relevant, aber nicht "existentiell" sind.  

5. Finden Sie Beispiele die zeigen, wie Sie Ihre Schwäche erkannt und daran gearbeitet haben.

Hier nun 4 Beispiele für Schwächen, die Sie als Assistenz/Sekretärin/Executive Assistant etc. im Bewerbungsgespräch zugeben könnten:

1.Mangelnde Erfahrung mit einem bestimmten EDV-Programm

Manchmal fehlt es vielleicht an Erfahrung mit einer bestimmten Software oder an einer Fähigkeiten, die für die Stelle erforderlich sind. In diesem Fall ist es am besten, ehrlich zu sein und zu sagen, dass man noch nicht so viel Erfahrung mit dieser speziellen Software oder dieser Fähigkeit hat. Ein gutes Beispiel ist z.B. die Software für die Reisekostenabrechnung. Es gibt x-verschiedene Software-Programme und gefühlt arbeitet jedes Unternehmen mit einer anderen.... Wichtig hierbei ist, dass Sie erklären, dass Sie bereits regelmäßig die Reisekostenabrechnung für Ihren Chef gemacht haben und es Ihnen daher leicht fallen wird dieses grundsätzliche Wissen auf eine andere Software zu übertragen.

Hier ein Formulierungsbeispiel (Beispiel Antwort):

"Sie haben gesagt, Sie arbeiten mit XY-Software. Mit dieser habe ich bis jetzt noch nicht gearbeitet. Daher bin ich mir nicht sicher, inwiefern sich Ihre Software von der meines aktuellen Arbeitgebers unterscheidet. Ich bin jedoch sehr zuversichtlich, dass es letztendlich keine große Rolle spielt, denn ich habe in der Vergangenheit immer die Reisekostenabrechnungen für meine Chefs erstellt, daher weiß ich grundsätzlich, was zu tun ist. Eventuell benötige ich also etwas mehr Einarbeitungszeit als eine Bewerberin, die bereits mit Ihrer Software gearbeitet hat... ich möchte jedoch betonen, dass eine meiner größten Stärken meine Bereitschaft ist, Neues zu lernen. Daher bin sicher, dass ich mich sehr schnell in Ihre Software einarbeiten kann."

Diese Antwort zeigt, dass Sie mutig sind und auf eine konkrete und relevante Schwäche eingehen und sich sogar mit möglichen Mitbewerbern vergleichen..Sie zeigen, dass Sie zugeben können, wenn sie etwas nicht wissen und zeitgleich verweisen Sie auf Ihre Lernbereitschaft und dass Sie auch keine Angst vor neuer Technik haben.

Eine sehr sachliche und souveräne Antwort.

2. Die Neigung, mehr Verantwortung (als nötig) zu übernehmen.

Als Assistenz ist es einfach, nach und nach mehr Verantwortung zu übernehmen, denn Gelegenheiten gibt es in der Regel genug. Das kann jedoch manchmal dazu führen, dass man sich sich selbst überfordert und gestresst fühlt.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass dies eine Schwäche von Ihnen ist, sollten Sie dies im Vorstellungsgespräch erwähnen. Erklären Sie, dass Sie sich gerne weiterentwickeln, proaktiv sind und bereit sind, zusätzliche Arbeit zu übernehmen, aber sagen Sie auch, dass Sie mittlerweile Ihre Grenzen (er)kennen.

Erklären Sie z.B. , wie Sie es konkret handhaben, wenn Sie zusätzliche Aufgaben und Projekte übernehmen, wie Sie gelernt haben die Prioritäten auf Ihrer To-Do Liste zu setzen und/oder welche Zeitmanagement-Methoden Sie anwenden. Vielleicht haben Sie auch gelernt besser zu delegieren oder an "den richtigen (Schnitt-)Stellen" "Nein" zu sagen?

Diese Antwort zeigt dem Gesprächspartner nicht nur, dass Sie sich Ihrer Schwächen bewusst sind, sondern auch bereit sind für tolle Projekte, Weiterentwicklung und anspruchsvollere Aufgaben. Gleichzeitig zeigen Sie, dass Sie Grenzen und Prioritäten setzen können und somit kein "Burn-Out-Kandidat" sind. Ein professionelles Arbeitsumfeld mit Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit wird diese Antwort richtig einzuordnen wissen und Ihnen entsprechenden Respekt für diese Offenheit zollen. Ein ausbeuterisches, ungesundes Arbeitsumfeld eher nicht....- perfekt für Sie, um nicht beim falschen Arbeitgeber zu unterschreiben und unglücklich zu werden!

3. Angst vor öffentlichen Auftritten.

Öffentliches Reden kann für viele Menschen eine beängstigende Aufgabe sein. Wenn Sie zu diesen Menschen gehören, können Sie dies im Vorstellungsgespräch erwähnen.

Erklären Sie, dass Sie lieber "in der 2. Reihe" arbeiten und sich daher auch langfristig in Ihrer Rolle als Assistenz sehr wohl fühlen und keine Ambitionen auf eine Leadership Rolle (mit regelmäßigen Präsentationen) haben. Erklären Sie außerdem, dass Sie inzwischen schon gut vor kleineren Gruppen bzw. in Meetings frei sprechen und Ihre Meinung vertreten können.

Diese Antwort zeigt, dass Sie sich gerne voll auf den Support Ihres Chefs konzentrieren, anstatt selbst im Rampenlicht zu stehen. Jeder Chef hört gerne, dass Sie in seinem Support "aufgehen" und ihm vermutlich lange in der Rolle als Assistenz erhalten bleiben werden. Die genannte Schwäche schadet Ihnen in der Regel auch deswegen nicht, da Sie als Assistenz ja eher selten (bzw. gar nicht) Vorträge oder Präsentationen halten müssen.

Aber Achtung: Dieses Beispiel wird mittlerweile auch schon recht häufig verwendet - bitte wirklich nur verwenden, wenn Sie es glaubhaft und aus eigener Erfahrung berichten können!

4. Bürokratische Prozesse

Bürokratie kann frustrierend und langsam sein - vor allem, wenn man es eilig hat. (Und welcher Chef erwartet nicht, dass seine Assistenz bereits gestern schon alles erledigt hat;-))

Wenn Sie mit der Office-Bürokratie zu kämpfen haben, sollten Sie dies im Vorstellungsgespräch erwähnen. Erklären Sie, dass Sie verstehen, wie wichtig es ist, Abläufe zu befolgen, aber manchmal können diese Abläufe für Ihren Geschmack ein wenig zu langsam sein. Selbstverständlich halten Sie sich immer an die Policies. Es geht Ihnen vielmehr darum im kleinen Dinge abkürzen zu wollen, um Zeit zu sparen und nicht darum, Unternehmensrichtlinien zu missachten. Erklären Sie - am besten anhand von Beispielen - wie Sie es in der Vergangenheit gemeistert haben, dass Prozesse durch Ihren Input optimiert wurden. 

Diese Antwort zeigt dem Gesprächspartner, dass Sie bereit sind, sich an die Regeln zu halten, dass Sie aber auch einen gesunden Sinn für zeitkritische Themen haben und Optimierungsbedarf erkennen.

So das waren vier realistische Antwort-Beispiele, die Sie auf die Frage nach Ihren Schwächen im Bewerbungsgespräch um einen Job als Assistenz antworten könnten.

Sicher fallen Ihnen nun eigene Beispiel ein, die Sie gut verwenden können!

👉 Tipp: 

Wörter wie “hin und wieder", "gelegentlich", "manchmal”, oder “ab und zu”  lassen  Ihrer Schwächen weniger ausgeprägt klingen.😉 

Fazit:

Was sollten Sie also tun, wenn Sie in einem Vorstellungsgespräch nach Ihren Schwächen gefragt werden?

Der Schlüssel zu einer guten Antwort auf diese Frage liegt darin, ehrlich zu sein und gleichzeitig zu zeigen, dass Sie sich Ihrer Schwächen bewusst sind und bereit sind, sich zu verbessern. Es ist jedoch wichtig, keine Antworten zu geben, die den Gesprächspartner glauben lassen, dass Sie für die Stelle nicht qualifiziert sind.

Denken Sie daran, dass Schwächen ein natürlicher Teil des Lebens sind und wir alle sie haben. Indem Sie offen und ehrlich über Ihre Schwächen sprechen, zeigen Sie dem Gesprächspartner auf selbstbewusste Weise, dass Sie bereit sind, über sich selbst nachzudenken und auch erkennen, wo mögliche Knackpunkte im neuen Job auf Sie warten könnten. Diese Erkenntnis ist m.E. sehr viel Wert, denn Sie hilft Ihnen sich für den richtigen und wirklich zu Ihnen passenden Job zu entscheiden.

Es ist wichtig, positiv zu bleiben, wenn Sie in einem Vorstellungsgespräch über Ihre Schwächen sprechen! Die Erwähnung einer Schwäche sollte sich nie so anfühlen, als würden Sie sich selbst herabsetzen - schließlich arbeiten Sie ja daran, sich zu verbessern.

Bleiben Sie authentisch - in Ihrem eigenen Interesse -, denn nur so finden Sie das richtige Arbeitsumfeld für sich. 

Wenn Sie meine Unterstützung bei der Vorbereitung auf Ihr nächstes Vorstellungsgespräch wünschen, zögern Sie nicht, mich zu buchen.

Ich helfe Ihnen sehr gerne!

Ihre

Constanze Wiedermann